Guide Factures Amazon : Authenticité, Documents et Sourcing (2026)

Introduction : quand une facture légitime devient votre pire cauchemar

Votre téléphone vibre. Notification Seller Central. "Action requise : Vérification d'authenticité pour ASIN B0XXXXXX."

Vous respirez. Pas de panique. Vous avez la facture. Votre fournisseur est sérieux. Vous vendez ce produit depuis deux ans sans problème.

Vous soumettez votre document. Confiant.

48 heures plus tard : "Nous ne pouvons pas accepter cette facture car nous sommes dans l'incapacité de vérifier le fournisseur."

Vous renvoyez la même facture avec une explication. Rejet. Vous demandez à votre fournisseur une nouvelle version avec plus de détails. Rejet. Vous ajoutez un bon de livraison. Rejet.

Votre compte affiche maintenant un avertissement. Vos produits sont bloqués. Vos ventes s'effondrent.

Ce scénario, nous le voyons chaque semaine chez AMZ Suspendu. Des vendeurs avec des factures parfaitement légitimes, rejetées par un système automatisé qui ne comprend pas leur situation.

En 2026, Amazon a considérablement renforcé ses contrôles d'authenticité. Les algorithmes de vérification sont plus stricts. Les exigences documentaires plus précises. Et les conséquences d'un rejet plus sévères qu'auparavant.

Ce guide vous explique exactement ce qu'Amazon attend, pourquoi vos factures sont rejetées, et comment construire un dossier qui passe. Nous partageons également trois cas réels de vendeurs confrontés à des demandes d'authenticité, et un cas de prévention réussie.

Pourquoi Amazon vous demande des factures en 2026 ?

Amazon ne vous demande pas des factures par plaisir administratif. Cette exigence répond à un problème massif : la contrefaçon.

Le contexte de la lutte anti-contrefaçon

En 2024, Amazon a bloqué plus de 99% des annonces suspectes avant même qu'un client ne les signale. La plateforme a investi plus de 1,2 milliard de dollars dans ses équipes et technologies de protection des marques.

Cette pression s'intensifie en 2026. Le Digital Services Act européen impose des obligations de traçabilité renforcées. Les marques exigent une protection plus stricte de leurs produits. Et les consommateurs réclament des garanties d'authenticité.

Résultat : Amazon vérifie de plus en plus systématiquement la chaîne d'approvisionnement des vendeurs.

Les trois déclencheurs d'une demande de factures

Déclencheur 1 : Plainte d'un client. Un seul acheteur signalant un produit comme "non authentique" ou "de mauvaise qualité" peut déclencher une vérification. Même si le signalement est infondé.

Déclencheur 2 : Algorithme de risque. Amazon analyse des centaines de signaux : prix anormalement bas, nouveau vendeur sur une marque établie, pics de ventes inhabituels, historique du compte. Un score de risque élevé déclenche une vérification automatique.

Déclencheur 3 : Demande de la marque. Les propriétaires de marques inscrites au Brand Registry peuvent demander à Amazon de vérifier les vendeurs tiers. Cette pratique devient courante pour les marques premium.

La logique business d'Amazon

Pourquoi Amazon suspend-il d'abord et vérifie ensuite ? La réponse est économique.

Vérifier chaque facture de chaque vendeur coûterait des milliards. Amazon applique donc une présomption de culpabilité. En cas de doute, le produit est retiré. C'est au vendeur de prouver sa légitimité.

Cette approche protège Amazon juridiquement et commercialement. Un produit contrefait vendu nuit à la confiance des clients. Un produit légitime retiré temporairement cause moins de dommages à long terme.

Comprendre cette logique est essentiel. Amazon ne cherche pas à vous nuire. Amazon cherche à se protéger. Votre mission : lui fournir les preuves qui réduisent son risque à zéro.

Quels sont les motifs de rejet les plus fréquents ?

Après avoir analysé des centaines de cas chez AMZ Suspendu, nous avons identifié les motifs de rejet qui reviennent systématiquement. Connaître ces pièges vous permet de les éviter.

Motif 1 : Fournisseur non vérifiable en ligne (60% des rejets)

C'est le motif de rejet numéro un. Amazon exige que chaque fournisseur possède une présence web vérifiable.

Concrètement, l'équipe de vérification Amazon (ou son algorithme) va :

• Rechercher le nom du fournisseur sur Google
• Vérifier l'existence d'un site web actif
• Croiser le numéro SIRET/SIREN avec les bases officielles
• Chercher des avis ou mentions sur des annuaires professionnels

Si votre fournisseur est un artisan local sans site internet, un grossiste qui travaille uniquement par téléphone, ou une entreprise dont le site est en maintenance, votre facture sera probablement rejetée.

Ce qui passe :

• Fournisseur avec site web actif et mentions légales complètes
• Numéro SIRET vérifiable sur societe.com ou infogreffe.fr
• Présence sur des annuaires professionnels (Kompass, Europages)

Ce qui ne passe pas :

• Fournisseur sans aucune présence web
• Site web expiré ou en construction
• Numéro d'identification fiscale introuvable

Motif 2 : Factures de détaillants (retail)

Amazon refuse catégoriquement les achats effectués en grande surface.

Les tickets de caisse de Carrefour, Auchan, Leclerc, Lidl, Walmart ou Target ne sont pas des factures au sens Amazon. Ce sont des reçus de vente au détail.

Pourquoi ce refus ? Ces documents ne démontrent pas une chaîne d'approvisionnement traçable. N'importe qui peut acheter un produit en supermarché. Cela ne prouve pas que vous êtes un revendeur autorisé.

Un modérateur Amazon l'a explicitement confirmé sur les forums : "Vous ne pouvez pas vendre sur Amazon des produits achetés chez Walmart. Walmart ne fournit pas de factures mais des tickets de caisse."

Motif 3 : Factures AliExpress et Alibaba

Ces sources sont totalement bannies. Sans exception. Sans nuance.

Amazon considère que les produits sourçés sur ces plateformes présentent un risque de contrefaçon trop élevé. La traçabilité est impossible à établir. Les fournisseurs changent fréquemment. Les certifications sont souvent falsifiées.

Un vendeur du forum Seller Central témoigne : "Depuis des années on précise que les factures Alibaba sont refusées par Amazon et Amazon ne débloquera rien tant que ça ne sera pas conforme, ce qui ne le sera jamais."

Paradoxalement, les achats sur Amazon lui-même sont aussi souvent rejetés avec le motif "vous avez envoyé une confirmation de commande et non pas une facture."

Motif 4 : Problèmes de dates

Les factures ont une durée de validité limitée et doivent respecter une chronologie précise.

Règle des 365 jours : Une facture datée de plus d'un an avant la notification Amazon sera automatiquement refusée. Si vous stockez des produits longtemps, vous devez renouveler vos approvisionnements régulièrement.

Règle d'antériorité : La facture doit être datée AVANT la vente au client qui a déclenché la plainte. Si un client commande le 15 janvier et que votre facture date du 20 janvier, elle sera rejetée.

Un vendeur explique son piège : "Ma seule facture d'achat du produit accusé date d'après la commande du client, car mon fournisseur facture plusieurs semaines après la livraison." Ce décalage facturation/livraison est un problème courant.

Motif 5 : Quantités insuffisantes

La facture doit couvrir au minimum les quantités vendues sur les 365 derniers jours pour chaque ASIN concerné.

Si vous avez vendu 150 unités et que votre facture n'en mentionne que 50, Amazon considérera que vous ne pouvez pas justifier l'origine des 100 autres unités.

Pour les demandes d'approbation de marque, Amazon exige généralement un minimum de 10 unités facturées, même si vous n'en avez vendu qu'une seule.

Motif 6 : Informations manquantes ou incohérentes

Chaque facture doit contenir des informations précises qui correspondent exactement à votre compte Seller Central.

Si votre compte est au nom de "SARL Martin Distribution" et que la facture est adressée à "Martin Distribution" sans mention de la forme juridique, Amazon peut rejeter pour incohérence.

Les adresses doivent correspondre. Les noms commerciaux doivent correspondre. Le moindre écart déclenche un doute.

Les 8 critères d'une facture conforme Amazon

Amazon a codifié des exigences précises. Chaque élément manquant peut entraîner un rejet automatique. Voici la checklist complète.

Critère 1 : Date d'émission récente

La facture doit dater de moins de 365 jours avant la notification Amazon.

Exemple OK : Notification reçue le 8 janvier 2026, facture datée du 15 mars 2025. Exemple KO : Notification reçue le 8 janvier 2026, facture datée du 2 janvier 2025 (plus de 365 jours).

Critère 2 : Quantités suffisantes

Le volume facturé doit couvrir vos ventes des 12 derniers mois pour chaque ASIN concerné.

Exemple OK : 200 unités vendues, facture de 250 unités. Exemple KO : 200 unités vendues, facture de 50 unités.

Pour les demandes d'approbation initiale (brand approval), prévoyez au minimum 10 unités même si vous ne comptez en vendre que quelques-unes.

Critère 3 : Identifiants produits complets

La facture doit permettre d'identifier précisément le produit concerné.

Éléments acceptés :

• Nom du produit correspondant au listing Amazon
• Numéro de modèle / référence fabricant
• Code EAN ou UPC (idéalement vérifiable sur les bases internationales)
• Description détaillée sans ambiguïté

Exemple OK : "Casque audio Sony WH-1000XM5 Noir - EAN 4548736132351 - Réf. WH1000XM5B" Exemple KO : "Casque audio x 10 unités"

Critère 4 : Coordonnées fournisseur vérifiables

Votre fournisseur doit être identifiable et vérifiable en ligne.

Éléments obligatoires :

• Raison sociale complète
• Adresse physique (pas de boîte postale)
• Numéro de téléphone fonctionnel
• Numéro d'identification fiscale (SIRET/SIREN en France, TVA intracommunautaire en UE)
• Site web actif (fortement recommandé)

Amazon peut contacter directement vos fournisseurs pour vérifier l'authenticité des documents. Prévenez-les de cette possibilité.

Critère 5 : Informations acheteur correspondantes

Les coordonnées de l'acheteur sur la facture doivent correspondre exactement à celles de votre compte Seller Central.

Vérifiez :

• Raison sociale identique (y compris forme juridique)
• Adresse identique
• Numéro SIRET identique

Si vous avez déménagé ou changé de raison sociale, mettez à jour votre compte Seller Central AVANT de soumettre une facture.

Critère 6 : Format de fichier accepté

Amazon accepte uniquement : PDF, JPG, PNG, GIF.

Les fichiers éditables (.xlsx, .docx) sont refusés. Les fichiers corrompus ou de mauvaise qualité aussi.

Conseil : Scannez vos factures en PDF haute résolution (300 dpi minimum). Évitez les photos prises au téléphone avec des ombres ou des reflets.

Critère 7 : Document original non modifié

Amazon dispose de systèmes de détection des documents falsifiés. Toute modification est détectée et entraîne des conséquences graves.

Sont acceptés :

• Factures PDF natives (générées directement par le logiciel comptable)
• Scans de factures papier originales
• Masquage des prix (uniquement les prix, pas les autres informations)

Sont refusés :

• Documents modifiés numériquement (Photoshop, etc.)
• Factures Word ou Excel converties en PDF
• Documents avec métadonnées suspectes

Critère 8 : Cohérence globale du document

La facture doit avoir l'apparence d'un document commercial professionnel.

Éléments attendus :

• En-tête professionnel avec logo
• Numéro de facture unique
• Date d'émission claire
• Détail des produits ligne par ligne
• Montants TTC/HT et TVA
• Conditions de paiement
• Mentions légales

Une facture manuscrite sur papier libre sera systématiquement rejetée, même si elle est techniquement valide juridiquement.

Comment répondre à une demande d'authenticité ?

Vous venez de recevoir une notification. Le compte à rebours commence. Voici le processus en 5 étapes pour maximiser vos chances de réactivation.

Étape 1 : Analyser la notification (30 minutes)

Avant de répondre, comprenez précisément ce qu'Amazon vous demande.

Connectez-vous à Seller Central > Performance > Santé du compte. Identifiez :

• Le type exact de violation (authenticité, condition, conformité...)
• Les ASIN concernés
• La date de la notification
• Le délai de réponse (généralement 17 jours, mais agissez plus vite)

Si un plaignant est mentionné, notez son nom et son email. Recherchez s'il s'agit d'une marque déposée ou d'un concurrent.

Étape 2 : Rassembler vos documents (2-4 heures)

Constituez un dossier complet AVANT de soumettre quoi que ce soit.

Documents principaux :

• Facture(s) d'achat conforme aux 8 critères
• Bon de livraison du transporteur (preuve de réception)
• Preuve de paiement (relevé bancaire montrant le virement)

Documents complémentaires (si disponibles) :

• Lettre d'Autorisation (LOA) du propriétaire de la marque
• Certificat d'authenticité du fabricant
• Historique de vos commandes auprès de ce fournisseur
• Échanges emails avec le fournisseur

Conseil : Créez un PDF unique regroupant tous les documents avec une page de garde résumant votre situation en 10 lignes maximum.

Étape 3 : Rédiger votre Plan d'Action (1-2 heures)

Amazon attend une réponse structurée en trois parties obligatoires.

Partie 1 : Identification du problème (Root Cause) Expliquez ce qui s'est passé de manière factuelle. Ne niez pas. Ne blâmez pas Amazon. Montrez que vous comprenez la situation.

Exemple : "Suite à une plainte d'un client concernant l'ASIN B0XXXXXX, vous nous demandez de prouver l'authenticité de notre approvisionnement. Nous comprenons l'importance de cette vérification pour maintenir la confiance des acheteurs."

Partie 2 : Actions correctives immédiates Décrivez ce que vous avez déjà fait pour résoudre le problème.

Exemple : "Nous avons immédiatement contacté notre fournisseur [Nom] pour obtenir une documentation complète. Nous joignons à cet appel : la facture d'achat originale datée du [date], le bon de livraison Chronopost, et le relevé bancaire attestant du paiement."

Partie 3 : Mesures préventives pour l'avenir Expliquez comment vous éviterez ce problème à l'avenir.

Exemple : "Pour prévenir toute situation similaire, nous avons mis en place : (1) un archivage systématique de tous les documents d'approvisionnement dès réception, (2) une vérification trimestrielle de la conformité de nos factures, (3) une rotation de stock pour maintenir des factures de moins de 365 jours."

Étape 4 : Soumettre votre dossier (15 minutes)

Deux canaux possibles :

Canal 1 : Via Seller Central Performance > Santé du compte > Cliquez sur la notification > "Faire appel"

Canal 2 : Par email Adresse : seller-performance@amazon.fr (France) ou seller-performance@amazon.co.uk (UK) Objet : "Appel authenticité – [Nom vendeur] – ASIN [numéro]"

Joignez votre Plan d'Action et tous les documents en pièces jointes séparées (pas un seul fichier trop lourd).

Étape 5 : Suivre et escalader si nécessaire

Après soumission, attendez 48-72h pour une première réponse.

Si rejet avec nouveau motif : Analysez précisément le motif et complétez votre dossier.

Si rejet avec même motif : Ne renvoyez pas les mêmes documents. Cherchez des preuves supplémentaires ou reformulez votre POA.

Si silence après 7 jours : Ouvrez un cas via "Aide" dans Seller Central et référencez votre appel initial.

Si blocage persistant : Envisagez une escalade vers Executive Seller Relations ou un recours DSA.

Qu'est-ce qu'une Lettre d'Autorisation (LOA) ?

La LOA devient de plus en plus fréquemment exigée en 2026. Comprendre ce document est essentiel pour les revendeurs de marques tierces.

Définition et rôle

Une Lettre d'Autorisation (Letter of Authorization) est un document officiel par lequel le propriétaire d'une marque vous autorise à revendre ses produits.

Ce n'est pas une facture. Ce n'est pas un contrat de distribution. C'est une autorisation explicite de revente mentionnant spécifiquement Amazon.

Quand Amazon exige-t-il une LOA ?

Situation 1 : Marques protégées par le Brand Registry. Les marques inscrites peuvent exiger que tous les revendeurs tiers présentent une autorisation.

Situation 2 : Catégories restreintes. Certaines catégories (beauté premium, santé, bébé) requièrent systématiquement une LOA.

Situation 3 : Plainte de la marque. Si le propriétaire de la marque signale votre listing, Amazon vous demandera de prouver votre autorisation.

Situation 4 : Violation Section 3. Les cas graves de vérification d'authenticité incluent souvent une demande de LOA.

Les éléments obligatoires d'une LOA valide

Une LOA acceptée par Amazon doit contenir :

1. Identification du concédant (la marque)

   • Raison sociale complète
   • Adresse du siège
   • Contact (nom, email, téléphone)

2. Identification du licencié (vous)

   • Raison sociale correspondant à votre compte Seller Central
   • Adresse correspondante

3. Portée de l'autorisation

   • Liste des produits ou gammes autorisés
   • Territoires couverts (France, UE, mondial)
   • Mention explicite d'Amazon comme canal de vente autorisé

4. Durée de validité

   • Date de début
   • Date de fin ou mention "durée indéterminée"

5. Signature et date

   • Signature d'un représentant habilité de la marque
   • Cachet de l'entreprise (recommandé)
   • Date de signature récente

Erreurs fréquentes sur les LOA

Erreur 1 : LOA sans mention d'Amazon. Une lettre indiquant "vendeur autorisé" sans préciser les canaux de distribution sera rejetée. Amazon veut voir son nom explicitement.

Erreur 2 : LOA d'un distributeur non autorisé. Si votre LOA provient d'un intermédiaire qui n'a pas lui-même l'autorisation de sous-licencier, elle sera invalide.

Erreur 3 : LOA expirée. Vérifiez la date de validité avant de soumettre. Une LOA de 2023 sera probablement refusée en 2026.

Erreur 4 : LOA générique sans produits listés. Amazon peut rejeter une LOA trop vague qui ne mentionne pas spécifiquement les produits concernés.

Comment obtenir une LOA ?

Contactez directement le propriétaire de la marque ou son distributeur officiel pour votre territoire.

Préparez votre demande :

• Présentez votre entreprise et votre historique
• Expliquez votre canal de vente (Amazon)
• Demandez les conditions commerciales (volumes minimum, prix)
• Demandez explicitement une LOA mentionnant Amazon

Certaines marques refusent de fournir des LOA aux petits revendeurs. C'est leur droit. Dans ce cas, vous devrez soit augmenter vos volumes pour devenir un partenaire intéressant, soit vous tourner vers d'autres produits.

Cas réel 1 : Facture légitime rejetée 4 fois

Contexte

Marc (prénom modifié) vend des accessoires de cuisine sur Amazon depuis 2022. Son fournisseur est un grossiste français établi depuis 15 ans, avec pignon sur rue et site web professionnel.

En octobre 2025, un client signale un produit comme "de mauvaise qualité". Amazon déclenche une vérification d'authenticité.

Problème

Marc soumet sa facture. Rejet : "Nous ne pouvons pas vérifier le fournisseur."

Il contacte son fournisseur qui envoie une nouvelle facture avec plus de détails. Rejet : même motif.

Il ajoute le bon de livraison Chronopost. Rejet.

Il ajoute son relevé bancaire prouvant le paiement. Rejet.

Quatre tentatives. Quatre rejets avec le même message automatique.

Son compte affiche maintenant un avertissement. Ses 47 autres produits risquent d'être impactés.

Stratégie adoptée

Après analyse, nous avons identifié le problème : le site web du fournisseur était techniquement en ligne, mais ses mentions légales renvoyaient vers une ancienne adresse. L'algorithme Amazon détectait une incohérence entre l'adresse sur la facture et les informations en ligne.

Actions menées :

1. Contact avec le fournisseur pour mise à jour des mentions légales de son site
2. Demande d'une attestation du fournisseur confirmant l'historique de la relation commerciale
3. Ajout d'un extrait Kbis du fournisseur datant de moins de 3 mois
4. Recherche de mentions du fournisseur dans des annuaires professionnels (Kompass)
5. Rédaction d'un nouveau POA expliquant les preuves de vérifiabilité

Résultat

Le cinquième appel a été accepté en 72 heures. Les produits ont été réactivés. L'avertissement sur le compte a été levé.

Leçon clé : Le motif de rejet affiché ("impossible de vérifier le fournisseur") cache souvent un problème technique précis. L'enjeu est de découvrir ce problème et d'y apporter une preuve spécifique.

Cas réel 2 : Demande Section 3 après plainte d'un concurrent

Contexte

Sophie (prénom modifié) est distributrice officielle d'une marque de cosmétiques naturels. Elle possède une LOA en bonne et due forme et vend sur Amazon depuis 2021.

En décembre 2025, un concurrent dépose une plainte pour "produits non authentiques". Ce concurrent vend exactement les mêmes produits, probablement sourçés en gray market.

Amazon déclenche une procédure Section 3 : suspension immédiate des listings ET gel des fonds pendant l'enquête.

Problème

Sophie soumet sa LOA et ses factures. Amazon répond : "Les documents fournis ne permettent pas de valider l'authenticité de votre approvisionnement."

Elle fait appel avec des documents complémentaires. Nouveau rejet : "Nous maintenons notre décision."

Son compte est partiellement suspendu. Plus de 15 000€ de fonds sont bloqués. La période de Noël approche.

Stratégie adoptée

La Section 3 nécessite une approche différente des simples vérifications d'authenticité.

Actions menées :

1. Contact direct avec la marque pour obtenir une attestation sur papier à en-tête confirmant que Sophie est bien distributrice officielle
2. Demande à la marque de signaler à Amazon que la plainte du concurrent est abusive
3. Constitution d'un dossier chronologique complet : premier contact avec la marque, premier contrat, toutes les factures sur 4 ans, échanges emails
4. Rédaction d'un POA détaillé de 3 pages avec annexes numérotées
5. Escalade via le formulaire "Executive Seller Relations" réservé aux cas graves

Résultat

La marque a contacté Amazon directement pour confirmer le statut de Sophie. Parallèlement, elle a déposé une contre-plainte contre le concurrent pour fausse déclaration.

Le compte de Sophie a été réactivé en 10 jours. Les fonds ont été débloqués. Le concurrent a reçu un avertissement de la part d'Amazon.

Leçon clé : Dans les cas Section 3 impliquant un concurrent malveillant, l'intervention directe de la marque auprès d'Amazon peut être décisive.

Cas réel 3 : Stock ancien et facture expirée

Contexte

Thomas (prénom modifié) vend des jouets éducatifs. Il a constitué un stock important d'un produit populaire en janvier 2025 pour profiter d'une promotion de son fournisseur.

En janvier 2026, il lui reste 80 unités en stock FBA. Un client signale un défaut mineur. Amazon déclenche une vérification d'authenticité.

Problème

La facture de Thomas date du 8 janvier 2025. La notification Amazon arrive le 10 janvier 2026. La facture a 367 jours : elle dépasse la limite des 365 jours de 48 heures.

Amazon rejette automatiquement : "La facture fournie date de plus de 365 jours."

Thomas n'a pas racheté de stock depuis car il écoulait son inventaire initial.

Stratégie adoptée

Une facture expirée ne peut pas être "réparée". Il faut trouver d'autres preuves.

Actions menées :

1. Recherche de tout document daté de moins de 365 jours en lien avec ces produits
2. Demande au fournisseur d'une attestation datée de janvier 2026 confirmant que les produits vendus à Thomas en janvier 2025 étaient authentiques
3. Extraction de l'historique FBA montrant que le stock était en entrepôt Amazon depuis janvier 2025 (preuve de continuité)
4. Photos des produits en stock avec numéros de lot visibles
5. POA expliquant la situation et les mesures pour éviter ce problème à l'avenir

Résultat

Après deux appels, Amazon a accepté le dossier. La combinaison attestation fournisseur + historique FBA + photos a compensé l'absence de facture valide.

Thomas a dû s'engager à mettre en place un système de rotation de stock pour que ses factures ne dépassent jamais 365 jours.

Leçon clé : Une facture expirée n'est pas une condamnation définitive. Des preuves alternatives peuvent être acceptées, mais le dossier doit être beaucoup plus solide.

Cas prévention : Comment un vendeur a évité tous ces problèmes

Contexte

Laura (prénom modifié) lance son activité Amazon en 2024. Avant de publier son premier listing, elle nous consulte pour structurer son approvisionnement.

Elle veut vendre des produits de puériculture d'une marque française. Elle a trouvé un grossiste qui propose des prix intéressants.

Notre analyse préventive

Avant tout achat, nous avons vérifié :

1. Le grossiste

   • Site web : actif avec mentions légales complètes ✓
   • SIRET : vérifiable sur societe.com ✓
   • Avis : plusieurs mentions positives sur des forums B2B ✓
   • Contact : numéro de téléphone fonctionnel, réponse professionnelle ✓

2. La marque

   • Inscrite au Brand Registry Amazon : oui
   • Politique de distribution : distribution sélective, LOA requise
   • Contact marque : email disponible sur le site officiel

3. Le grossiste est-il autorisé ?

   • Nous avons contacté la marque directement
   • La marque a confirmé que ce grossiste était distributeur autorisé
   • La marque a indiqué la procédure pour obtenir une LOA

Actions préventives mises en place

Action 1 : Obtention de la LOA avant toute commande Laura a contacté la marque, présenté son projet, et obtenu une LOA mentionnant explicitement Amazon.

Action 2 : Négociation des documents avec le fournisseur Avant de passer commande, Laura a demandé un exemple de facture. Nous avons vérifié qu'elle contenait tous les éléments requis. Le fournisseur a accepté d'ajouter les codes EAN sur ses factures (ils n'y figuraient pas par défaut).

Action 3 : Mise en place d'un système d'archivage Chaque commande génère un dossier comprenant : facture PDF, bon de livraison, preuve de paiement, copie de la LOA valide.

Action 4 : Rotation de stock planifiée Laura commande des quantités correspondant à 6-8 mois de ventes estimées, jamais plus. Ainsi ses factures ne dépassent jamais 365 jours.

Action 5 : Veille sur la relation marque-distributeur Laura vérifie chaque trimestre que son grossiste est toujours référencé comme distributeur autorisé sur le site de la marque.

Résultat après 18 mois

Laura a reçu deux demandes de vérification Amazon (algorithme de risque sur les nouveaux vendeurs de cette catégorie).

Les deux fois, elle a soumis son dossier en moins de 2 heures : facture + LOA + bon de livraison. Les deux fois, Amazon a accepté en moins de 48 heures.

Aucune suspension. Aucun avertissement. Zéro stress.

Leçon clé : 4 heures de préparation avant de commencer valent mieux que 40 heures de galère pour récupérer un compte suspendu.

Les 5 erreurs fatales à éviter absolument

Certaines erreurs ont des conséquences irréversibles. Voici les cinq pièges qui mènent à des suspensions définitives.

Erreur fatale 1 : Falsifier ou modifier une facture

C'est la pire erreur possible. Amazon dispose de systèmes sophistiqués de détection des documents frauduleux.

Un vendeur a été suspendu définitivement pour avoir simplement converti un document Word en PDF. Amazon a détecté que le fichier n'était pas une facture native.

Un autre a modifié une date sur Photoshop. Bannissement permanent.

Ne modifiez JAMAIS vos factures. Même pour "corriger" une erreur. Demandez à votre fournisseur de vous émettre une nouvelle facture correcte.

Si vous êtes tenté de créer une fausse facture parce que vous n'en avez pas de vraie, arrêtez. Retirez le produit de la vente. C'est moins grave qu'un bannissement à vie.

Erreur fatale 2 : S'approvisionner en retail arbitrage pour des catégories surveillées

Acheter en supermarché pour revendre sur Amazon peut fonctionner pour certaines catégories. Mais pour les catégories surveillées (électronique, cosmétiques, jouets, puériculture), c'est un piège mortel.

Chaque fois que vous soumettez un ticket de caisse, vous attirez l'attention. Vous prouvez à Amazon que vous ne vous approvisionnez pas correctement. Chaque soumission augmente votre probabilité de suspension.

Si votre modèle repose sur le retail arbitrage, limitez-vous aux catégories non surveillées. Ou changez de modèle.

Erreur fatale 3 : Lister un produit avant d'avoir sécurisé la documentation

Amazon attend que la vérification soit effectuée AVANT la création de l'annonce, pas après une plainte.

Si vous listez un produit sans avoir de facture conforme, vous jouez à la roulette russe. Un jour, Amazon vous demandera des preuves. Et vous n'en aurez pas.

Le dropshipping sans factures préexistantes est particulièrement risqué. Si Amazon demande une preuve d'authenticité et que vous n'avez rien à montrer, vous êtes bloqué.

Règle : pas de facture conforme = pas de listing.

Erreur fatale 4 : Conserver un stock au-delà de la validité des factures

Vos factures doivent couvrir vos ventes des 365 derniers jours. Si votre inventaire vieillit au-delà de cette date, vous êtes exposé.

Un vendeur témoigne : "Le mieux que je puisse faire est soit retirer TOUT ce qui ne se vend pas dans l'année, soit me préparer à ce que le couperet tombe sans crier gare."

Mettez en place une rotation de stock. Commandez régulièrement en petites quantités plutôt que ponctuellement en grande quantité. Liquidez les produits qui stagnent avant que leurs factures n'expirent.

Erreur fatale 5 : Créer un nouveau compte pendant une suspension

Votre compte est suspendu. Vous êtes désespéré. Vous vous dites : "Je vais ouvrir un nouveau compte et repartir de zéro."

Ne faites JAMAIS ça.

Amazon détecte les comptes multiples avec une précision redoutable : adresse IP, coordonnées bancaires, adresse postale, empreinte de navigateur, comportement de connexion...

Créer un deuxième compte pendant une suspension est considéré comme une violation grave supplémentaire. Vos deux comptes seront bannis. Vos fonds bloqués. Et votre interdiction de vendre sera probablement définitive.

Si votre compte est suspendu, concentrez vos efforts sur l'appel. Pas sur le contournement.

Comment sécuriser votre sourcing en amont

La meilleure façon de gérer une demande d'authenticité est de ne jamais la recevoir. Voici les pratiques préventives essentielles.

Choisir les bons fournisseurs

Critères obligatoires :

• Site web professionnel avec mentions légales complètes
• Numéro d'identification fiscale vérifiable
• Présence dans au moins un annuaire professionnel
• Capacité à émettre des factures conformes aux critères Amazon
• Historique d'au moins 2-3 ans d'activité

Signaux d'alerte :

• Fournisseur uniquement joignable par WhatsApp
• Prix "trop beaux pour être vrais"
• Refus de fournir des échantillons avant commande
• Incapacité à produire une facture au format demandé
• Aucune présence web vérifiable

Négocier la documentation en amont

Avant de passer votre première commande, demandez :

• Un exemple de facture type
• Confirmation que les codes EAN/UPC peuvent être mentionnés
• Confirmation que votre raison sociale sera écrite exactement comme sur votre compte Amazon

Si le fournisseur refuse ou ne peut pas fournir ces éléments, cherchez un autre fournisseur.

Archiver systématiquement

Créez un système d'archivage dès le premier jour.

Pour chaque commande, conservez :

• La facture originale (PDF)
• Le bon de commande
• Le bon de livraison
• La preuve de paiement (virement, relevé bancaire)
• Les échanges emails avec le fournisseur
• Les photos du colis à réception (optionnel mais utile)

Stockez ces documents dans un cloud sécurisé (Google Drive, Dropbox). Nommez vos fichiers de manière cohérente : "2026-01-08_Fournisseur_Facture_F12345.pdf"

Maintenir des factures valides en permanence

Calculez votre vélocité de vente par produit. Commandez de manière à toujours avoir une facture de moins de 10 mois en cours de validité.

Exemple : Vous vendez 20 unités/mois. Commandez 150-200 unités tous les 8 mois plutôt que 500 unités tous les 2 ans.

Vérifier régulièrement vos fournisseurs

Les situations évoluent. Un fournisseur fiable peut :

• Perdre son autorisation de distribution
• Fermer son site web
• Changer de raison sociale

Vérifiez trimestriellement que vos fournisseurs sont toujours en règle. Mettez à jour vos informations si nécessaire.

FAQ

Ma facture est légitime mais Amazon la rejette systématiquement. Que faire ?

Identifiez d'abord la vraie raison du rejet. Le message automatique d'Amazon est souvent vague. Analysez : le fournisseur est-il facilement trouvable sur Google ? Son site est-il actif ? Les informations correspondent-elles exactement à la facture ? Complétez votre dossier avec des preuves de vérifiabilité : extrait Kbis du fournisseur, captures d'écran du site web, mentions dans des annuaires professionnels. Si le blocage persiste après 3-4 tentatives, envisagez une escalade via Executive Seller Relations.

Puis-je masquer les prix sur mes factures ?

Oui, vous pouvez masquer uniquement les prix d'achat pour protéger vos marges. Cependant, TOUTES les autres informations doivent rester parfaitement visibles : nom du fournisseur, coordonnées, votre nom, les produits, les quantités, les dates. Ne masquez rien d'autre que les montants. Et assurez-vous que le masquage est propre (un rectangle blanc, pas un gribouillis suspect).

Mon fournisseur refuse de me donner une LOA. Quelles alternatives ?

Contactez directement le propriétaire de la marque pour expliquer votre situation. Parfois, la marque accepte de vous fournir une LOA directement, en contournant le distributeur. Si la marque refuse aussi, vous avez deux options : soit vous augmentez vos volumes pour devenir un partenaire intéressant, soit vous vous tournez vers d'autres produits moins protégés. Ne vendez pas une marque sans autorisation si elle l'exige.

Amazon peut-il contacter mes fournisseurs ?

Oui, et c'est fréquent. Amazon dispose d'équipes dédiées qui vérifient les factures en contactant directement les fournisseurs mentionnés. Prévenez vos fournisseurs de cette possibilité. Assurez-vous qu'ils répondront professionnellement et confirmeront votre relation commerciale. Un fournisseur qui nie vous connaître = rejet garanti.

Combien de temps ai-je pour répondre à une demande d'authenticité ?

Le délai officiel est généralement de 17 jours. Mais ne prenez pas ce délai comme objectif. Répondez dans les 24-48 heures si possible. Plus vous attendez, plus Amazon interprète votre silence comme un aveu. Et plus vos produits restent bloqués, plus vous perdez de ventes.

Une suspension pour authenticité affecte-t-elle définitivement mon compte ?

Pas nécessairement. Une demande d'authenticité résolue positivement ne laisse pas de trace négative permanente. Cependant, des demandes répétées sur différents produits peuvent impacter votre score de santé du compte. Et une suspension Section 3 non résolue peut mener à la fermeture définitive. L'enjeu est de résoudre chaque cas rapidement et proprement.

Conclusion : votre checklist pour des factures Amazon conformes

La vérification des factures Amazon n'est pas une fatalité. C'est un processus avec des règles précises. Maîtriser ces règles vous donne un avantage décisif.

Les 8 critères d'une facture conforme :

1. Date de moins de 365 jours
2. Quantités couvrant vos ventes
3. Identifiants produits complets (EAN, nom, modèle)
4. Fournisseur vérifiable en ligne
5. Vos coordonnées correspondant à Seller Central
6. Format PDF, JPG, PNG ou GIF
7. Document original non modifié
8. Apparence professionnelle

Les 5 erreurs fatales à éviter :

1. Falsifier une facture
2. S'approvisionner en retail pour des catégories surveillées
3. Lister sans documentation préalable
4. Conserver un stock au-delà de 365 jours
5. Créer un nouveau compte pendant une suspension

Les 4 réflexes préventifs :

1. Vérifier chaque fournisseur avant de commander
2. Archiver tous les documents systématiquement
3. Maintenir des factures toujours valides
4. Obtenir les LOA nécessaires en amont

Avec ces pratiques en place, vous transformez un risque en formalité administrative.