Vous vendez des produits non alimentaires sur Amazon et dans l’Union européenne ? À partir du 13 décembre 2024, une nouvelle réglementation vous concerne directement : le Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP). Ce changement majeur pourrait avoir un impact considérable sur la manière dont vous gérez vos produits, vos offres, et même vos ventes si vous n’êtes pas prêt à temps. Pour éviter la désactivation de vos produits, il est essentiel de comprendre ce que le RSGP implique et de vous mettre en conformité dès maintenant.
Le Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP) a été introduit pour renforcer la sécurité des produits mis sur le marché européen. En tant que vendeur Amazon, vous êtes maintenant tenu de garantir que tous vos produits non alimentaires répondent aux nouvelles exigences de sécurité. Cela signifie que vous devez non seulement veiller à ce que vos produits respectent les normes, mais aussi que toutes les informations nécessaires soient correctement renseignées sur vos fiches produits Amazon.
Le RSGP impose des règles strictes en matière de traçabilité, d’étiquetage, et de documentation, visant à protéger les consommateurs européens contre les risques potentiels liés aux produits. Concrètement, cela se traduit par une série d’exigences que vous devez respecter, telles que la nomination d’une personne responsable dans l’Union européenne, l’ajout de labels de sécurité sur vos produits, et la fourniture de documents prouvant leur conformité.
La non-conformité au RSGP ne se traduira pas seulement par des sanctions légales, mais également par des conséquences immédiates sur votre activité Amazon. Si vos produits ne répondent pas aux nouvelles exigences avant la date limite, ils risquent d’être désactivés, ce qui peut entraîner une perte de visibilité et de ventes pendant une période cruciale comme les fêtes de fin d’année. Pire encore, votre réputation de vendeur peut en souffrir si vous ne parvenez pas à vous conformer à temps.
Cet article a pour but de vous fournir un guide détaillé et pratique pour comprendre les exigences du RSGP, identifier les étapes à suivre pour prouver votre conformité, et résoudre les problèmes fréquents auxquels les vendeurs Amazon sont confrontés dans ce processus. Vous y trouverez des conseils concrets basés sur les retours d’expérience d’autres vendeurs, ainsi que des solutions pour surmonter les obstacles techniques et administratifs posés par cette nouvelle réglementation.
Le Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP), officiellement adopté par l'Union européenne, vise à garantir que tous les produits mis sur le marché européen, en particulier les produits non alimentaires, répondent à des normes de sécurité rigoureuses. Son objectif principal est de protéger les consommateurs contre les risques que pourraient présenter des produits défectueux ou dangereux, qu’ils soient fabriqués dans l’UE ou importés.
Pourquoi ce règlement a-t-il été mis en place ?
Au fil des ans, le marché européen a été inondé de produits divers provenant de multiples pays, ce qui a accru le risque que des produits non conformes ou potentiellement dangereux arrivent entre les mains des consommateurs. Le RSGP a été conçu pour renforcer la sécurité des produits et harmoniser les règles au sein de l’UE, afin que les consommateurs puissent acheter en toute confiance.
Le règlement s'applique à la majorité des produits non alimentaires, qu’ils soient vendus en magasin physique ou en ligne, y compris sur des plateformes comme Amazon. Tous les vendeurs, qu’ils soient fabricants, importateurs, ou distributeurs, doivent s’assurer que leurs produits respectent les normes de sécurité imposées par l’UE. Cela inclut non seulement la conformité physique du produit, mais aussi la fourniture de documents prouvant cette conformité.
Les principaux objectifs du RSGP :
Protéger les consommateurs contre les produits présentant des risques.
Renforcer la traçabilité des produits pour faciliter les rappels en cas de problème.
Harmoniser les standards de sécurité entre les différents pays de l’UE.
Responsabiliser les vendeurs, fabricants et importateurs en imposant des exigences claires.
Pour les vendeurs sur Amazon, cela signifie que, dès le 13 décembre 2024, vous devrez prouver que vos produits sont conformes au RSGP, sous peine de voir vos offres désactivées. Les produits qui ne respectent pas ces règles seront interdits à la vente, ce qui pourrait avoir un impact majeur sur votre activité.
L'une des exigences essentielles du Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP) est la désignation d'une "personne responsable" au sein de l'Union européenne. Cette personne sera chargée de représenter le fabricant ou l'importateur pour garantir que tous les produits vendus en Europe sont conformes aux normes de sécurité imposées par le RSGP.
La personne responsable dans l'UE est une personne physique ou morale (comme une entreprise) qui est désignée pour être le point de contact entre les autorités et le vendeur/fabricant. Elle a la responsabilité d’assurer que les produits mis en vente respectent toutes les exigences de sécurité du RSGP. En cas de problème, cette personne peut être sollicitée par les autorités européennes pour fournir des informations, retirer des produits du marché ou répondre à des enquêtes sur la sécurité des produits.
Cette personne joue donc un rôle clé dans la conformité des produits et agit comme un garant de la traçabilité des articles vendus.
Le RSGP prévoit plusieurs options pour désigner une personne responsable :
Le fabricant lui-même, s'il est établi dans l'Union européenne, peut assumer ce rôle.
L'importateur, qui introduit les produits dans l'UE en provenance de pays tiers, peut également être désigné.
Un distributeur ou un représentant autorisé peut agir en tant que personne responsable, à condition qu'il soit établi dans l'UE.
Si le vendeur est basé en dehors de l'UE (comme c'est souvent le cas pour des entreprises basées aux États-Unis, en Chine, etc.), il doit impérativement désigner une personne responsable dans l'UE. Sans cette personne, la mise en conformité au RSGP ne sera pas possible et les produits risquent d'être interdits à la vente.
La personne responsable a des obligations spécifiques en vertu du RSGP. Voici les principales tâches qu'elle doit remplir :
S'assurer que le produit respecte les normes de sécurité européennes : Cela inclut la vérification des certifications, des tests de conformité, et l’exactitude des informations fournies sur l’étiquetage.
Fournir des informations en cas de contrôle : En cas de demande des autorités européennes, la personne responsable doit être capable de fournir les documents prouvant la conformité des produits, comme les certificats de sécurité, les résultats de tests, et les instructions d'utilisation.
Agir rapidement en cas de non-conformité : Si un produit est identifié comme dangereux ou non conforme aux normes de sécurité, la personne responsable doit coopérer avec les autorités pour retirer le produit du marché, émettre des rappels, ou prendre d'autres mesures correctives.
Pour les vendeurs Amazon, nommer une personne responsable dans l'UE fait partie du processus de mise en conformité via la page "État du compte". Voici les étapes détaillées à suivre pour soumettre ces informations à Amazon :
Accéder à la page "État du compte" : Sur Amazon Seller Central, accédez à la section dédiée à la conformité réglementaire, où vous trouverez une liste des produits nécessitant une mise en conformité au RSGP.
Remplir les informations de la personne responsable : Une fois sur la page, sélectionnez les produits concernés et renseignez les informations suivantes :
Le nom de la personne responsable (physique ou morale).
L'adresse complète de cette personne dans l'UE (y compris le pays).
Les coordonnées de contact (numéro de téléphone et adresse e-mail).
Soumettre les informations : Après avoir complété tous les champs, soumettez les informations. Il est important de vérifier que toutes les données sont correctes avant de valider, car des informations incorrectes pourraient entraîner un rejet de la soumission.
Si la personne responsable change (par exemple, si vous engagez un nouveau représentant ou changez de partenaire logistique en Europe), vous devrez mettre à jour ces informations sur Amazon et auprès des autorités compétentes. Toute modification doit être communiquée rapidement pour éviter des problèmes de conformité.
Problème : "Je suis un vendeur basé en dehors de l'UE et je ne connais pas de personne responsable dans l'Union européenne."
Solution : Dans ce cas, il est possible de faire appel à des services spécialisés, tels que des cabinets de conformité ou des consultants en sécurité des produits, qui offrent des services de "représentants autorisés". Ils agissent en tant que votre personne responsable au sein de l'UE.
Problème : "Je vends des produits en marque blanche (Private Label) sur Amazon. Qui doit être désigné comme personne responsable ?"
Solution : Si vous êtes le propriétaire de la marque sous laquelle le produit est commercialisé, vous êtes considéré comme le fabricant et donc la personne responsable, même si le produit est fabriqué par un tiers. Vous devez fournir vos informations en tant que personne responsable.
Une autre exigence cruciale du Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP) est la fourniture des coordonnées du fabricant et, le cas échéant, de l’importateur. Cette étape vise à garantir la transparence et la traçabilité des produits vendus sur le marché européen, permettant aux autorités et aux consommateurs d'identifier clairement l'origine et la responsabilité en cas de problème.
Les coordonnées à fournir sous le RSGP sont très précises et doivent inclure des informations qui permettent d'identifier sans ambiguïté le fabricant et, dans certains cas, l’importateur. Voici les détails requis :
Nom complet de l’entreprise : Le nom légal du fabricant ou de l’importateur. Si vous vendez des produits sous votre propre marque (Private Label), vous devez indiquer le nom de votre entreprise.
Adresse complète dans l’UE : L’adresse physique du fabricant ou de l’importateur, y compris la rue, le numéro, le code postal, la ville et le pays. Cette adresse doit être située dans l’Union européenne. Si le fabricant est basé hors de l’UE, les coordonnées de l’importateur doivent également être fournies.
Coordonnées de contact : Cela inclut un numéro de téléphone valide et une adresse e-mail pour permettre aux autorités ou aux consommateurs de contacter facilement le fabricant ou l’importateur en cas de problème.
Numéro de lot, type ou série : En plus des coordonnées, chaque produit doit porter un identifiant unique, comme un numéro de type, de lot ou de série. Ce numéro permet d'assurer une traçabilité précise, notamment en cas de rappel de produit ou d’enquête liée à un incident.
Les informations relatives au fabricant et à l’importateur doivent apparaître de manière claire et lisible sur plusieurs supports :
Sur le produit lui-même : L’étiquetage du produit doit inclure le nom du fabricant et/ou de l’importateur, ainsi que l’identifiant unique (lot, type, série). Cela garantit que même si le produit est retiré de son emballage, les informations restent accessibles.
Sur l’emballage : Si l’espace sur le produit ne permet pas d’inclure toutes les informations nécessaires, elles doivent être apposées sur l’emballage extérieur. Cela est particulièrement courant pour les petits produits comme les accessoires électroniques ou les cosmétiques.
Dans les mises en vente en ligne : Sur les plateformes comme Amazon, ces informations doivent également figurer dans la description du produit. Les coordonnées du fabricant ou de l’importateur doivent être visibles pour les consommateurs et les autorités avant l’achat. Amazon a mis en place une section dédiée dans les fiches produits pour ajouter ces informations, notamment sous la rubrique "Sécurité et conformité du produit".
La fourniture des coordonnées du fabricant et de l’importateur est essentielle pour plusieurs raisons :
Traçabilité : En cas de problème avec un produit (par exemple, un défaut de fabrication ou un risque pour la sécurité), les autorités ou les consommateurs doivent être en mesure de remonter rapidement à l’origine du produit pour organiser un rappel ou une enquête.
Conformité légale : L’absence d’informations claires sur le fabricant ou l’importateur peut être considérée comme une violation du RSGP, ce qui peut entraîner la désactivation de vos offres sur Amazon, des amendes, ou même une interdiction de vendre sur certains marchés.
Confiance des consommateurs : En affichant clairement les coordonnées du fabricant ou de l’importateur, vous rassurez les consommateurs sur la légitimité et la qualité de vos produits, ce qui peut renforcer la confiance et encourager les achats.
Sur Amazon, vous pouvez soumettre les coordonnées du fabricant et de l’importateur directement via la page "État du compte" ou lorsque vous créez une nouvelle fiche produit. Voici les étapes à suivre :
Accéder à la page "État du compte" : Connectez-vous à votre Seller Central et accédez à la section dédiée à la conformité des produits.
Renseigner les informations requises : Dans les champs dédiés, entrez le nom du fabricant, son adresse complète dans l’UE, ainsi que le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de contact.
Vérification des informations : Assurez-vous que les informations fournies sont exactes et à jour, car toute inexactitude pourrait entraîner le rejet de votre soumission ou la suspension de votre offre.
Télécharger des documents supplémentaires : En plus des coordonnées, vous pouvez être amené à télécharger des documents prouvant la conformité des produits, tels que des certificats de sécurité ou des rapports d’essais. Veillez à respecter les formats de fichiers acceptés par Amazon (PDF, JPEG) et à bien nommer les fichiers (par exemple : ASIN-manufacturing-certificate.pdf).
Si vous changez de fabricant ou d’importateur, il est impératif de mettre à jour ces informations immédiatement sur Amazon. Voici ce qu’il faut faire en cas de modification :
Mettre à jour la fiche produit : Accédez à la fiche produit concernée et mettez à jour les informations dans la section "Sécurité et conformité du produit".
Soumettre à nouveau les documents de conformité : Si vous avez changé de fournisseur ou de fabricant, il se peut que de nouveaux documents (comme des certificats de sécurité) soient nécessaires. Téléchargez-les à nouveau dans le système d’Amazon pour éviter tout problème.
Vérifier la validation des nouvelles informations : Après soumission, surveillez l’état de validation sur la page "État du compte". Amazon prendra quelques jours pour valider les nouvelles informations.
Problème : "Mon fabricant est basé hors de l’UE, dois-je quand même fournir des informations sur lui ?"
Solution : Oui, vous devez toujours fournir les informations du fabricant, même s’il est basé hors de l’UE. Toutefois, si vous importez le produit en UE, vous devez également inclure les coordonnées de l’importateur établi dans l’Union européenne.
Problème : "Je ne sais pas où trouver certaines informations sur mon produit, comme le numéro de lot ou de série."
Solution : Ces informations sont généralement fournies par le fabricant. Si vous êtes en contact avec lui, demandez-lui de vous fournir un identifiant unique pour chaque lot ou série de produits afin d’assurer une traçabilité complète.
L’inclusion d’avertissements et d’informations de sécurité est l’une des exigences fondamentales du Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP). Ces informations permettent aux consommateurs de comprendre les risques potentiels associés à l’utilisation d’un produit et de savoir comment l’utiliser en toute sécurité. En tant que vendeur sur Amazon, il est essentiel de s'assurer que ces avertissements soient clairement affichés à la fois sur les produits physiques et sur leurs fiches produits en ligne.
Les avertissements de sécurité servent à protéger les consommateurs en les informant des risques potentiels liés à l'utilisation incorrecte d'un produit. Par exemple, un produit électrique peut nécessiter des instructions sur la manipulation appropriée ou une mention pour tenir le produit hors de portée des enfants. Sans ces avertissements, les consommateurs risquent d’utiliser les produits de manière dangereuse, ce qui pourrait entraîner des accidents ou des dommages.
Le RSGP impose que ces informations soient fournies de manière claire et précise, dans la langue du pays où le produit est vendu, afin que les utilisateurs puissent comprendre les précautions à prendre. Cela réduit les risques pour les consommateurs et aide les vendeurs à éviter des litiges juridiques en cas d’incident.
Selon le type de produit, les avertissements de sécurité peuvent varier. Voici quelques exemples d’avertissements qui peuvent être exigés :
Avertissements généraux :
Ces avertissements concernent la sécurité de base pour la majorité des produits, comme "Tenir hors de portée des enfants", "Ne pas avaler", ou "Ne pas exposer à des températures élevées".
Instructions spécifiques :
Pour certains produits, des instructions d'utilisation détaillées doivent être incluses. Par exemple, pour des appareils électroniques, il pourrait être mentionné : "Utiliser uniquement avec un adaptateur conforme à la norme CE".
Informations sur les substances dangereuses :
Si votre produit contient des substances chimiques ou d'autres composants potentiellement dangereux, vous devez le mentionner explicitement sur l'étiquette et dans la fiche produit, avec des avertissements clairs comme "Contient des substances nocives" ou "Irritant pour les yeux et la peau".
Restrictions d'âge :
Pour les produits destinés aux enfants ou ayant des petites pièces susceptibles de causer des étouffements, un avertissement d’âge est indispensable : "Ne convient pas aux enfants de moins de 3 ans".
Les avertissements et informations de sécurité doivent être visibles sur plusieurs supports pour garantir que les consommateurs puissent y accéder avant, pendant et après l'achat. Voici les endroits où ils doivent apparaître :
Sur le produit lui-même :
Si possible, les avertissements doivent être apposés directement sur le produit. Cela est particulièrement important pour les produits qui peuvent être utilisés immédiatement après ouverture, comme des appareils électriques, des jouets ou des produits chimiques.
Sur l'emballage :
Si l’espace sur le produit est insuffisant, les informations doivent être visibles sur l’emballage. Pour des produits en vrac ou de petite taille, l'emballage extérieur est souvent l'endroit le plus approprié pour placer les avertissements de sécurité.
Dans les notices ou manuels d'utilisation :
Certains produits, notamment ceux qui nécessitent une installation ou une utilisation complexe, doivent être accompagnés d’une notice explicative qui détaille les risques et les instructions de sécurité.
Sur la fiche produit Amazon :
En ligne, ces informations doivent être incluses dans la description du produit sur la plateforme Amazon. Amazon permet d’ajouter des sections spécifiques pour les avertissements de sécurité et les informations réglementaires dans la fiche produit. Ces informations doivent être visibles avant l’achat, afin que les consommateurs puissent prendre une décision éclairée.
Pour vous conformer au RSGP sur Amazon, voici les étapes à suivre pour inclure les avertissements de sécurité sur vos fiches produits :
Accéder à la section "Sécurité et conformité" :
Lors de la création ou de la modification d'une fiche produit, Amazon vous permet d'ajouter des informations de sécurité spécifiques dans une section dédiée. Cette section est située sous "Informations sur le produit" dans Seller Central.
Ajouter les avertissements nécessaires :
Dans la section "Sécurité et conformité", vous pouvez ajouter des avertissements tels que "Danger d'étouffement", "Usage sous surveillance adulte", ou toute autre mise en garde spécifique à votre produit. Vous pouvez également indiquer les restrictions d'âge si elles s'appliquent.
Uploader des documents supplémentaires si nécessaire :
Pour certains produits, il peut être nécessaire d'inclure un PDF de sécurité ou une notice d’utilisation que les consommateurs peuvent télécharger. Amazon permet d'ajouter des fichiers dans la fiche produit sous forme de documents PDF. Veillez à bien nommer ces fichiers de manière explicite (ex : "Guide-de-securite-ASIN.pdf").
Afficher les images de sécurité :
En plus des avertissements textuels, vous devez également fournir des images montrant clairement les étiquettes et pictogrammes de sécurité sur le produit. Les fichiers image doivent être nommés correctement (par ex : ASIN.PS01.jpg) et uploadés via le gestionnaire d'images d'Amazon.
Le RSGP exige que les avertissements et informations de sécurité soient rédigés dans la langue du pays de vente. Cela signifie que si vous vendez un produit en France, toutes les informations de sécurité doivent être fournies en français, tandis que pour l’Allemagne, elles doivent être en allemand.
Ne pas respecter cette exigence peut entraîner la désactivation de vos offres, car les autorités locales peuvent considérer que le produit n'est pas conforme. Si vous vendez dans plusieurs pays européens, il est recommandé de traduire les avertissements dans les différentes langues locales ou d'utiliser des pictogrammes universels qui ne nécessitent pas de traduction.
Problème : "Je n'ai pas assez d'espace sur mon produit pour afficher les avertissements nécessaires."
Solution : Si l’espace sur le produit est insuffisant, vous pouvez placer les avertissements sur l’emballage ou dans le manuel d’utilisation. Assurez-vous cependant que les informations de sécurité essentielles, comme les restrictions d’âge ou les risques immédiats, soient bien visibles sur le produit ou son emballage.
Problème : "Je ne suis pas sûr des avertissements à inclure pour mes produits."
Solution : Référez-vous aux directives spécifiques à votre secteur ou aux règlements nationaux pour les types d'avertissements requis. Vous pouvez également consulter des consultants en conformité ou utiliser les exemples fournis par des produits similaires déjà en vente sur Amazon.
Problème : "Mes avertissements ont été rejetés par Amazon."
Solution : Si vos avertissements sont rejetés, vérifiez si vous avez fourni toutes les informations nécessaires et si elles sont rédigées dans la langue appropriée. Si le problème persiste, contactez le support vendeur Amazon pour obtenir des éclaircissements sur la nature du rejet.
Le Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP) impose aux vendeurs d'Amazon non seulement de fournir des informations claires sur la conformité des produits, mais aussi de rendre ces informations visibles sous forme d'images et de documents. Cela permet aux autorités de vérifier la conformité des produits et aux consommateurs d’avoir toutes les informations nécessaires pour faire des choix éclairés. Inclure ces éléments est une étape clé pour prouver la sécurité et la traçabilité de vos produits.
Les images jouent un rôle essentiel dans la conformité au RSGP. En plus des photos classiques du produit pour attirer les consommateurs, des images spécifiques doivent montrer clairement l’étiquetage et les informations de sécurité.
Les images permettent de prouver visuellement que le produit respecte les exigences de sécurité et de traçabilité. Cela inclut notamment les étiquettes comportant des informations telles que :
Le nom du fabricant ou de l’importateur.
Le numéro de lot, de série ou de type.
Les pictogrammes de sécurité (comme les avertissements de danger ou les restrictions d’âge).
Ces éléments doivent être visibles par les consommateurs avant l'achat et permettent également aux autorités de contrôler la conformité à distance.
Les images soumises doivent respecter certains critères pour être acceptées par Amazon et répondre aux exigences du RSGP. Voici les éléments à prendre en compte :
Qualité de l’image :
Les images doivent être de haute résolution pour garantir que toutes les informations soient lisibles. Une faible résolution pourrait entraîner un rejet des images par Amazon et des problèmes de conformité.
Formats acceptés :
Les formats d’images les plus couramment acceptés sur Amazon sont JPEG et PNG. Assurez-vous de respecter ces formats lorsque vous soumettez des images de conformité.
Nommer correctement les fichiers :
Pour faciliter l’identification et la gestion des images sur Amazon, vous devez nommer les fichiers de manière appropriée. Par exemple, le nom du fichier peut inclure l'ASIN du produit suivi d’un identifiant spécifique, comme "ASIN.PS01.jpg" pour une image d’étiquette de sécurité. Cela permet à Amazon d’associer automatiquement l’image au bon produit.
Voici les éléments que vos images doivent obligatoirement montrer pour répondre aux exigences du RSGP :
Le produit complet avec son étiquetage : La marque, le numéro de série ou de lot, les avertissements de sécurité, et toute autre information obligatoire doivent être clairement visibles.
Les pictogrammes de sécurité : Par exemple, si votre produit est inflammable, vous devez montrer l’étiquette avec le pictogramme correspondant.
Étiquette complète : Assurez-vous que l’image montre bien l’ensemble des informations nécessaires, telles que le contact du fabricant ou de l’importateur et les instructions de sécurité. Si l'étiquette comporte plusieurs faces ou est trop grande pour une seule photo, prenez plusieurs images sous différents angles.
Une fois vos images prêtes, vous pouvez les télécharger via le gestionnaire d'images d'Amazon. Voici les étapes à suivre :
Accéder au gestionnaire d’images :
Depuis Seller Central, accédez à l’onglet "Gestionnaire d'images" pour télécharger les images. Si vous avez plusieurs produits à traiter, vous pouvez utiliser l’outil d’upload en masse, qui permet de gagner du temps.
Associer correctement les images aux produits :
Lorsque vous téléchargez vos images, assurez-vous que chaque fichier est bien associé au produit correspondant en utilisant le bon ASIN et en respectant le nommage des fichiers (ex : ASIN.PS01.jpg).
Vérifier le statut des images :
Après téléchargement, suivez l’état des images sur la page "État du compte". Il peut s’écouler quelques jours avant que les images soient validées par Amazon. Si une image est rejetée, examinez la raison du rejet et apportez les corrections nécessaires (par exemple, améliorer la lisibilité ou la qualité de l’image).
En plus des images, certains produits nécessitent la soumission de documents spécifiques pour prouver leur conformité. Ces documents peuvent inclure des certificats de conformité, des manuels d'utilisation, ou des fiches de sécurité.
Voici les principaux types de documents qui peuvent être requis dans le cadre du RSGP :
Manuels d'utilisation :
Les manuels doivent inclure toutes les instructions de sécurité et d'utilisation nécessaires. Ils doivent être rédigés dans la langue du pays où le produit est vendu. Si vous vendez dans plusieurs pays européens, vous devrez fournir des versions dans les langues locales.
Certificats de conformité :
Ces documents, souvent délivrés par des laboratoires ou organismes de certification, attestent que votre produit a été testé et répond aux normes de sécurité requises. Il peut s’agir, par exemple, de certificats CE pour les produits électriques ou des rapports de tests pour des produits chimiques.
Fiches de sécurité (pour les produits chimiques ou à risques) :
Si votre produit contient des substances dangereuses, une fiche de sécurité doit être fournie, détaillant les risques, les précautions à prendre et les actions à entreprendre en cas d'accident. Cela est particulièrement important pour les produits cosmétiques, chimiques, ou certains produits électroniques.
Voici les étapes à suivre pour télécharger et associer correctement les documents de conformité sur la plateforme Amazon :
Accéder à la section "Sécurité et conformité" :
Dans la fiche produit sur Seller Central, Amazon propose une section dédiée à la conformité. Vous y trouverez des champs spécifiques pour télécharger des documents de type manuel d’utilisation ou certificat de conformité.
Formats acceptés pour les documents :
Amazon accepte principalement les formats PDF pour les documents de conformité. Le PDF est recommandé car il permet de préserver la qualité et la structure des documents, et il est lisible sur tous les appareils.
Nommage des fichiers :
Comme pour les images, les fichiers PDF doivent être nommés de manière explicite, par exemple : "ASIN-certificat-conformite.pdf" ou "ASIN-manuel-utilisation.pdf". Cela aide Amazon à identifier rapidement le contenu et à l’associer au bon produit.
Suivi des soumissions :
Après avoir téléchargé les documents, surveillez l’état de leur soumission dans la section "État du compte". Si un document est rejeté, il est possible que certaines informations soient manquantes ou que le format ne soit pas correct. Dans ce cas, vous devrez réviser le fichier et le soumettre à nouveau.
Problème : "Mes images ou documents ont été rejetés."
Solution : Si vos images ou documents sont rejetés, vérifiez d’abord la raison fournie par Amazon. Cela peut être lié à une mauvaise qualité d'image, un format de fichier incorrect, ou des informations manquantes. Apportez les corrections nécessaires et soumettez à nouveau.
Problème : "Je n'ai pas de certificat de conformité pour mon produit."
Solution : Si votre produit nécessite un certificat de conformité mais que vous n'en avez pas encore, vous devrez faire tester votre produit par un organisme agréé avant de le vendre sur Amazon. Cela peut prendre du temps, donc il est crucial de s'y prendre à l’avance.
Problème : "Mon produit est exempté de certaines exigences, mais Amazon continue de demander des documents."
Solution : Si votre produit est exempté de certaines exigences, vous devrez fournir une explication claire à Amazon, et dans certains cas, cela peut nécessiter de cocher une case "attester de la sécurité du produit" plutôt que de fournir des documents. Contactez le support vendeur d’Amazon pour des clarifications.
Pour garantir la conformité de vos produits au Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP) sur Amazon, la première étape consiste à accéder à la page État du compte sur Seller Central. C'est sur cette page que vous pouvez consulter l’état actuel de vos offres et identifier celles qui nécessitent une mise à jour pour répondre aux exigences réglementaires.
Pour accéder à la page État du compte, suivez ces étapes simples :
Connectez-vous à Seller Central :
Rendez-vous sur votre compte vendeur Amazon via la plateforme Seller Central.
Accédez au menu principal :
Une fois connecté, dirigez-vous vers le menu de gauche et cliquez sur l'onglet "Performance".
Sélectionnez "État du compte" :
Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option "État du compte". Cette page vous donne une vue d'ensemble sur la santé de votre compte, y compris les problèmes liés à la conformité.
Allez dans la section "Conformité à la réglementation" :
Sur la page État du compte, faites défiler jusqu’à la section "Conformité à la réglementation". C’est ici que vous verrez les alertes concernant les produits qui ne respectent pas encore les exigences du RSGP ou d’autres régulations. Vous y trouverez également un lien direct pour soumettre les documents ou informations nécessaires.
Une fois sur la page État du compte, vous verrez différentes alertes et notifications concernant vos offres. Chaque notification a une signification particulière et vous permet de savoir si une action est requise de votre part. Voici comment les comprendre et y répondre efficacement :
Alertes de conformité RSGP :
Les produits non conformes apparaissent souvent dans une section spécifique avec une icône d’alerte. Ces alertes indiquent que des informations ou des documents supplémentaires sont nécessaires pour prouver la conformité du produit. Par exemple, si vous avez omis d’ajouter les informations de la personne responsable ou les étiquettes de sécurité, une alerte vous indiquera précisément quelles données sont manquantes.
Signification des couleurs et statuts :
Rouge : Indique une non-conformité grave. Il est impératif de résoudre cette alerte pour éviter la désactivation de vos offres.
Jaune : Le produit est en cours de révision ou des informations sont manquantes. Cela signifie que vous devez fournir des documents ou des corrections avant une date limite.
Vert : Le produit est conforme. Vous n’avez aucune action à entreprendre pour ce produit, et il est prêt à être vendu.
Notifications de demande d'action :
Les notifications en lien avec le RSGP comportent généralement un message tel que "Soumission requise" ou "Informations manquantes". Cela signifie que vous devez uploader les documents demandés, tels que des images de conformité ou des certificats, pour prouver que le produit est en accord avec les régulations.
Identifier les offres nécessitant une action :
Amazon vous facilite la tâche en affichant une liste des produits nécessitant une attention particulière. En cliquant sur chaque alerte, vous accédez à une page où les détails spécifiques du problème sont expliqués, ainsi que les actions à entreprendre. Cela peut inclure l’ajout d’un document de conformité, la correction d’une information, ou la mise à jour d’une image d’étiquette.
Après avoir pris les mesures nécessaires pour rectifier les alertes de conformité, vous pouvez suivre l'état de vos soumissions via la même page État du compte. Amazon prend généralement quelques jours pour vérifier les documents soumis, et une fois validés, le statut de l'offre passera au vert.
Notifications de validation :
Si vos documents ou informations sont acceptés, vous recevrez une notification confirmant que votre produit est désormais conforme au RSGP et peut continuer à être vendu sans risque de désactivation.
Problèmes potentiels :
Si une soumission est rejetée, Amazon vous indiquera la raison. Cela peut être dû à un manque d’information, à une mauvaise qualité d’image, ou à des données incorrectes. Vous devrez alors apporter les corrections nécessaires et soumettre à nouveau les informations requises.
Lorsqu'il s'agit de se conformer au Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP), de nombreux vendeurs sur Amazon rencontrent des difficultés dues à la complexité des informations requises et au manque de clarté dans les directives fournies. Cette section aborde les défis rencontrés par les vendeurs et propose des solutions pratiques pour y remédier.
L'une des principales difficultés rencontrées par les vendeurs est l'interprétation des directives fournies par Amazon et les autorités réglementaires. Les exigences relatives à la conformité peuvent parfois sembler vagues ou sujettes à interprétation, ce qui complique la soumission correcte des informations.
Les directives concernant la conformité au RSGP peuvent prêter à confusion, car elles varient en fonction des catégories de produits. Par exemple, un vendeur de jouets peut avoir des obligations différentes de celles d'un vendeur de produits électroniques ou de cosmétiques. Cette complexité peut entraîner des erreurs ou des soumissions incorrectes de documents, ce qui, à son tour, peut retarder la validation des produits.
Problème courant : Certains vendeurs ne savent pas précisément quelles informations doivent être soumises pour chaque type de produit. Les questions les plus fréquentes concernent l'étiquetage, les avertissements de sécurité, et les exigences spécifiques pour certains marchés européens.
Exemple concret : Un vendeur de produits électroniques peut se demander s'il doit inclure un manuel d'utilisation détaillant les risques liés à l'usage de piles, tandis qu'un vendeur de vêtements peut se demander s'il doit indiquer la provenance exacte des textiles.
Pour aider à clarifier les exigences du RSGP, plusieurs ressources sont à la disposition des vendeurs. Voici quelques moyens efficaces pour obtenir des informations supplémentaires et éviter les erreurs :
Support Amazon : Le service client d'Amazon est disponible pour répondre aux questions des vendeurs concernant les exigences de conformité. Bien qu'il puisse parfois être difficile d'obtenir une réponse rapide ou précise, contacter le support vendeur est une première étape essentielle pour obtenir des clarifications.
Forums de vendeurs : Amazon Seller Forums est une autre ressource précieuse. De nombreux vendeurs y partagent leurs expériences, leurs solutions aux problèmes rencontrés, et leurs conseils pour soumettre correctement les informations. C'est également un endroit où les vendeurs peuvent poser des questions spécifiques sur le RSGP et obtenir des réponses d'autres professionnels confrontés aux mêmes défis.
Groupes de discussion : En dehors des forums Amazon, des groupes de discussion sur des plateformes comme LinkedIn ou Facebook se concentrent sur la conformité au RSGP et permettent de bénéficier de l'expérience collective d'une communauté active.
Certains produits ne présentent pas de risques pour les consommateurs et n'ont pas besoin de fournir des informations d'avertissement spécifiques. Cependant, même dans ces cas, Amazon exige une confirmation de sécurité.
Si vous vendez des produits qui ne présentent pas de risque (par exemple, des articles non électroniques ou non chimiques), vous pouvez être exempté de certaines exigences en cochant une case attestant de la sécurité de ces produits. Il est important de comprendre que même si vos produits semblent sans danger, vous devez toujours déclarer explicitement qu'ils ne nécessitent pas d'avertissements.
Exemple de produits sans risques : Les vêtements, certains accessoires de mode, ou des articles ménagers simples peuvent ne pas nécessiter de mise en garde particulière concernant leur utilisation. Pour ces produits, il est inutile de fournir des documents comme des manuels d'utilisation ou des fiches de sécurité.
Amazon permet aux vendeurs de soumettre une attestation de sécurité pour les produits ne nécessitant pas d'avertissements de sécurité. Voici les étapes pour remplir cette procédure correctement :
Accéder à la section "Conformité à la réglementation" :
Dans Seller Central, accédez à l'onglet "État du compte" puis à la section dédiée à la conformité. Vous verrez une liste des produits nécessitant des informations de sécurité.
Rechercher le produit concerné :
Trouvez dans cette liste le produit que vous vendez et qui, selon vous, ne présente aucun risque.
Cocher la case "Attester de la sécurité du produit" :
Une option "Attester de la sécurité du produit" apparaîtra à côté de certains produits. En cochant cette case, vous affirmez que votre produit ne nécessite pas d'étiquetage de sécurité particulier. Vous serez alors exempté de fournir des documents tels que des certificats de conformité ou des images d’avertissement.
Suivi de l'attestation :
Après avoir coché cette case, il est important de surveiller l’état de validation de votre soumission via la page État du compte. Si votre attestation est acceptée, votre produit sera marqué comme conforme. Cependant, dans certains cas, Amazon peut demander des informations supplémentaires, même pour des produits exemptés.
Problème : "Mon produit ne présente aucun risque, mais Amazon me demande toujours de fournir des documents de sécurité."
Solution : Si votre produit ne nécessite pas d'avertissements spécifiques, assurez-vous que vous avez coché la case appropriée pour attester de la sécurité du produit. Si le problème persiste, contactez le support vendeur d'Amazon pour clarifier la situation et vérifier si des informations supplémentaires sont vraiment nécessaires.
Problème : "J’ai coché la case 'Attester de la sécurité du produit', mais mon produit est toujours marqué comme non conforme."
Solution : Il est possible que la validation prenne plus de temps que prévu. Si le produit reste non conforme après plusieurs jours, vérifiez que toutes les informations nécessaires ont été soumises correctement. Vous pouvez également essayer de soumettre un message détaillé au support d'Amazon pour accélérer la résolution du problème.
Dans certains cas, la gestion de la conformité au Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP) peut poser des défis particuliers pour les vendeurs. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui gèrent de grands catalogues de produits ou qui vendent des articles en marque blanche (Private Label). Cette section propose des solutions spécifiques à ces situations et décrit les responsabilités supplémentaires à prendre en compte.
Pour les vendeurs disposant d'un grand nombre de produits sur Amazon, la gestion de la conformité au RSGP peut rapidement devenir une tâche complexe et chronophage. Chaque produit doit être évalué individuellement pour s'assurer qu'il respecte les exigences du RSGP, ce qui peut prendre énormément de temps si les stratégies et outils appropriés ne sont pas mis en place.
Lorsque vous avez un catalogue important, il est essentiel d’adopter une approche systématique pour traiter la conformité en masse. Voici quelques stratégies pour optimiser ce processus :
Commencez par identifier les produits qui sont les plus susceptibles de nécessiter une mise à jour en matière de conformité. Par exemple, les produits électroniques, chimiques ou destinés aux enfants sont souvent soumis à des exigences plus strictes. En mettant à jour ces produits en premier, vous réduisez le risque de non-conformité dans des catégories critiques.
- Utilisez des tableaux de suivi :
La création d’un tableau de bord ou d’un fichier Excel pour suivre l’état de conformité de chaque produit peut vous aider à rester organisé. Assurez-vous de noter les informations soumises (étiquettes, documents, avertissements), les dates de validation, et les actions encore à réaliser.
- Soumission en masse :
Amazon propose des outils de soumission en masse pour télécharger les images et documents de conformité. Cela vous permet de soumettre plusieurs fichiers à la fois plutôt que de traiter chaque produit individuellement. Utilisez ces fonctionnalités pour gagner du temps, en veillant à nommer correctement les fichiers (par ex. : ASIN.PS01.jpg pour les images de sécurité). Vous pouvez trouver cette option dans le **gestionnaire d'images d'Amazon**.
Pour les vendeurs avec de nombreux produits, l'automatisation et l'utilisation de modèles peuvent grandement faciliter la gestion de la conformité.
- Modèles de conformité :
Si plusieurs de vos produits sont similaires (par exemple, différentes variantes d’un même produit), vous pouvez créer des modèles de conformité que vous réutiliserez pour chaque produit. Cela est particulièrement utile pour les produits avec des caractéristiques identiques ou peu variables. Par exemple, si vous vendez des vêtements ou des accessoires fabriqués par le même fournisseur, vous pouvez créer un modèle unique contenant les informations sur le fabricant, les avertissements, et les certificats de conformité, et l’appliquer à tous vos produits similaires.
Les vendeurs en Private Label (marque blanche) ont des responsabilités supplémentaires dans le cadre du RSGP, car en vendant sous leur propre marque, ils sont considérés comme des "fabricants" aux yeux de la loi. Cela signifie qu'ils doivent non seulement gérer la conformité de leurs produits, mais aussi fournir des documents spécifiques prouvant la sécurité de leurs produits.
Contrairement aux revendeurs qui commercialisent des produits déjà fabriqués par des tiers, les vendeurs de marque blanche sont directement responsables de la conformité de leurs produits. Cela signifie qu’ils doivent s’assurer que chaque produit qu’ils mettent sur le marché européen respecte toutes les réglementations, y compris celles liées à la sécurité des consommateurs.
- **Responsabilité légale :**
En tant que fabricant, vous êtes responsable des informations affichées sur le produit, de l'étiquetage, et de la conformité des produits à toutes les normes de sécurité applicables. En cas de problème, vous serez tenu légalement responsable de toute violation du RSGP.
- **Étiquetage conforme :**
Les produits vendus en Private Label doivent porter les coordonnées complètes du vendeur, y compris l'adresse dans l'UE (ou celle de la personne responsable si vous êtes basé hors de l'UE). De plus, chaque produit doit avoir un identifiant unique (numéro de lot, de type ou de série) qui permet de garantir sa traçabilité.
En tant que fabricant, vous devez fournir une documentation spécifique pour chaque produit vendu sous votre marque. Cela inclut des certificats de conformité, des rapports d’essai, et d'autres documents prouvant que le produit respecte les normes de sécurité en vigueur.
- **Certificats de conformité :**
Ces documents sont souvent délivrés par des laboratoires tiers après avoir effectué des tests sur le produit pour vérifier sa conformité avec les normes européennes. Par exemple, si vous vendez des produits électroniques, vous devrez fournir un certificat CE pour prouver que le produit répond aux exigences de sécurité.
- **Manuels d'utilisation :**
Les produits en Private Label doivent être accompagnés de manuels d’utilisation détaillant les instructions de sécurité et les précautions à prendre. Ces manuels doivent être rédigés dans la langue du pays de vente et inclure des pictogrammes si nécessaire. Pour certains produits, un guide d'entretien ou des informations sur la durée de vie du produit peuvent également être requis.
- **Fiches de sécurité** :
Si vous vendez des produits contenant des substances dangereuses, comme des produits chimiques ou des cosmétiques, vous devrez fournir une fiche de sécurité détaillant les risques liés à l'utilisation du produit, les précautions à prendre, et les procédures à suivre en cas d'accident.
Prenons l'exemple d'un vendeur qui commercialise des produits cosmétiques sous sa propre marque. En tant que fabricant, ce vendeur devra fournir un certificat de conformité prouvant que les produits ont été testés en laboratoire pour répondre aux normes de sécurité européennes. Il devra également inclure un manuel d'utilisation expliquant comment appliquer le produit de manière sûre, ainsi qu'une étiquette indiquant clairement la composition du produit, les avertissements d'utilisation, et les coordonnées du fabricant.
Se conformer au Règlement sur la Sécurité Générale des Produits (RSGP) peut sembler une tâche ardue, surtout face à la complexité des exigences et aux défis techniques potentiels. Cependant, avec une approche proactive et structurée, vous pouvez naviguer efficacement à travers ce processus et assurer la continuité de vos activités sur Amazon. Voici quelques conseils pour vous aider à mettre en place une stratégie de conformité efficace.
La date butoir du 13 décembre 2024 peut sembler lointaine, mais il est crucial de commencer le processus de mise en conformité dès que possible. La procrastination comporte plusieurs risques :
Risques associés à la procrastination :
Plus vous attendez pour entamer le processus de mise en conformité, plus vous risquez de rencontrer des goulots d'étranglement. Amazon devra traiter un volume important de soumissions à l'approche de la date limite, ce qui pourrait entraîner des délais de validation plus longs. De plus, si vous découvrez des problèmes de conformité tardivement, vous aurez moins de temps pour les résoudre avant que vos offres ne soient potentiellement désactivées.
Éviter les perturbations pendant la période des fêtes :
La fin d'année est une période cruciale pour les ventes en ligne, avec des pics d'activité pendant les fêtes. En commençant dès maintenant, vous réduisez le risque que vos produits soient désactivés pendant cette période clé, ce qui pourrait avoir un impact significatif sur votre chiffre d'affaires.
Une approche structurée est essentielle pour gérer efficacement la mise en conformité de vos produits.
Prioriser les produits à fort volume de ventes :
Identifiez les produits qui génèrent le plus de revenus ou qui sont les plus populaires auprès de vos clients. En priorisant la mise en conformité de ces articles, vous assurez que vos meilleures ventes restent actives et conformes aux exigences du RSGP.
Allouer des ressources dédiées à la conformité :
En fonction de la taille de votre catalogue et de votre équipe, il peut être judicieux de désigner une ou plusieurs personnes responsables de la conformité. Ces personnes seront chargées de suivre les mises à jour réglementaires, de préparer les documents nécessaires et de soumettre les informations requises à Amazon. Si vos ressources internes sont limitées, envisagez de faire appel à des consultants externes spécialisés en conformité des produits.
Le paysage réglementaire évolue constamment, et il est essentiel de rester à jour pour éviter les surprises et les non-conformités involontaires.
Amazon fournit régulièrement des informations et des mises à jour concernant les exigences de conformité.
S'inscrire aux newsletters :
Assurez-vous d'être abonné aux communications officielles d'Amazon pour les vendeurs. Ces newsletters contiennent souvent des informations cruciales sur les changements de politiques, les nouvelles exigences et les dates importantes.
Consulter régulièrement le Seller Central :
Le Seller Central est votre principale source d'information pour tout ce qui concerne votre activité sur Amazon. Consultez régulièrement la section des actualités et des notifications pour vous tenir informé des dernières mises à jour. N'oubliez pas de vérifier les messages directs qu'Amazon pourrait vous envoyer concernant la conformité de vos produits.
En plus des communications d'Amazon, il est important de suivre les évolutions légales au niveau européen et national.
Modifications potentielles du RSGP :
Les régulations peuvent évoluer, et de nouvelles interprétations ou directives peuvent être publiées. Restez informé en consultant les sites officiels de l'Union européenne ou les autorités compétentes dans les pays où vous vendez vos produits.
Nouveaux guides ou directives publiés :
Les organismes de réglementation publient souvent des guides pour aider les entreprises à se conformer aux nouvelles exigences. Ces documents peuvent fournir des clarifications précieuses et des exemples concrets pour mieux comprendre ce qui est attendu.
Une bonne compréhension des exigences légales est essentielle pour une mise en conformité efficace.
Participer à des formations ou webinaires :
De nombreux organismes proposent des formations, des ateliers ou des webinaires sur le RSGP et la conformité des produits. Ces sessions peuvent vous aider, vous et votre équipe, à comprendre les obligations légales, les meilleures pratiques et les pièges à éviter.
Lire attentivement les textes officiels :
Prenez le temps de lire les textes du RSGP et les directives associées. Bien que ces documents puissent être techniques, ils sont la source la plus fiable pour comprendre vos obligations. N'hésitez pas à consulter des résumés ou des analyses rédigés par des experts pour faciliter votre compréhension.
Si vous vous sentez dépassé par les exigences ou si vous avez des doutes sur la conformité de vos produits, il peut être utile de solliciter une aide professionnelle.
Envisager de consulter des experts en conformité :
Des consultants spécialisés en réglementation des produits peuvent vous fournir des conseils personnalisés et vous aider à identifier les actions à entreprendre pour vos produits spécifiques. Ils peuvent également vous assister dans la préparation des documents requis.
Utiliser les services de consultants spécialisés :
Certains cabinets offrent des services complets, allant de l'audit de conformité à la gestion complète du processus avec Amazon. Bien que cela représente un investissement financier, cela peut vous faire gagner du temps et éviter des erreurs coûteuses.
L'efficacité de votre mise en conformité dépend également de la façon dont vous gérez vos processus internes.
Créer une base de données avec les documents de conformité :
Rassemblez tous les documents liés à la conformité de vos produits dans un emplacement centralisé. Cela peut être un dossier partagé sur un serveur interne ou une plateforme cloud sécurisée. Une base de données bien organisée facilite l'accès rapide aux documents lorsque vous en avez besoin et assure que tous les membres de l'équipe travaillent avec les informations les plus récentes.
Utiliser des outils de gestion pour suivre les soumissions :
Adoptez des outils de gestion de projet ou des logiciels spécialisés pour suivre l'état de conformité de chaque produit. Ces outils peuvent vous aider à visualiser les échéances, à attribuer des tâches aux membres de l'équipe et à recevoir des alertes pour les actions à venir.
L'automatisation peut vous faire gagner un temps précieux et réduire les risques d'erreurs humaines.
Utilisation de scripts ou de logiciels pour le renommage et l'upload des fichiers :
Lorsque vous devez traiter un grand nombre de fichiers, des scripts ou des logiciels peuvent automatiser le processus de renommage des documents selon les conventions exigées par Amazon. De même, certains outils permettent de télécharger en masse des images ou des documents, ce qui accélère le processus de soumission.
Intégration avec vos systèmes existants :
Si vous utilisez déjà des systèmes de gestion des stocks, de suivi des commandes ou des ERP (Enterprise Resource Planning), explorez les possibilités d'intégration pour automatiser le transfert des informations de conformité. Une intégration efficace peut réduire la duplication des efforts et assurer la cohérence des données à travers vos différents systèmes.
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