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Quand Amazon Demande des Factures Fournisseurs : Gérer la Vérification d’Authenticité

Un vendeur Amazon assis à son bureau avec un ordinateur portable, consultant des factures sur son écran et vérifiant des documents physiques. Un écran affiche une notification d’Amazon demandant des factures fournisseurs. Ambiance professionnelle avec des documents bien organisés.

Amazon est très attentif à l’authenticité des produits vendus sur sa plateforme. Afin de garantir la qualité des articles et protéger les consommateurs contre la contrefaçon, Amazon peut demander aux vendeurs de fournir des factures fournisseurs. Cette vérification peut être déclenchée par une plainte d’un acheteur, une détection algorithmique ou un contrôle de routine. Dans cet article, nous allons voir pourquoi Amazon fait ces demandes, comment s’assurer que vos factures respectent leurs exigences et comment éviter les erreurs qui pourraient conduire au rejet de vos documents.


Pourquoi Amazon Demande des Factures Fournisseurs ?

Plusieurs raisons peuvent pousser Amazon à demander des factures fournisseurs :

  1. Réclamations des acheteurs : Si un client se plaint que votre produit est une contrefaçon ou diffère de la description, Amazon peut exiger des preuves d’authenticité.
  2. Détection algorithmique : Amazon utilise des algorithmes pour analyser les offres et détecter d’éventuelles incohérences, notamment dans les catégories sensibles comme l’électronique, les cosmétiques ou les produits de marque.
  3. Vérification de routine : Certains vendeurs, notamment les nouveaux ou ceux opérant dans des catégories à risque, peuvent être soumis à des contrôles aléatoires.

Les Exigences d’Amazon Concernant les Factures Fournisseurs

Pour qu’une facture soit acceptée par Amazon, elle doit contenir certaines informations obligatoires :

  • Le nom, l’adresse et les coordonnées complètes du fournisseur.
  • Le nom de votre entreprise, qui doit correspondre à celui enregistré sur votre compte Amazon.
  • La date de la facture, qui ne doit pas dépasser 12 mois.
  • Une description détaillée des produits, avec des références correspondant aux ASIN de vos annonces.
  • La quantité de produits achetés.

🔴 Attention : Amazon ne considère pas les factures pro-forma ni les bons de commande comme des preuves d’achat valides.


Le Processus de Vérification d’Amazon

Lorsque vous soumettez une facture, Amazon peut contacter directement votre fournisseur pour vérifier son authenticité. Plusieurs points sont scrutés :

  • Légalité du fournisseur : Amazon vérifie si le fournisseur est un distributeur agréé ou un fabricant officiel.
  • Cohérence des informations : Tout écart entre les données de la facture et les produits vendus sur votre compte peut entraîner un rejet.
  • Altération des factures : Toute tentative de modification ou de falsification d’une facture peut entraîner une suspension immédiate du compte.

Bon à savoir : Il est toujours préférable d’acheter ses produits auprès de fournisseurs reconnus et d’éviter les sources peu fiables.


Comment Se Préparer à une Demande de Factures d’Amazon ?

Il est essentiel d’anticiper ces demandes et d’avoir une gestion rigoureuse des documents commerciaux. Voici quelques bonnes pratiques :

✔️ Conservez toutes vos factures : Rangez-les de manière organisée afin de les retrouver facilement en cas de contrôle.
✔️ Vérifiez la conformité avant soumission : Assurez-vous que chaque facture contient bien toutes les informations demandées par Amazon.
✔️ Obtenez des lettres d’autorisation des marques : Si vous revendez des produits de marques, ces lettres peuvent appuyer votre dossier.
✔️ Privilégiez des fournisseurs fiables : Achetez auprès de distributeurs officiels ou directement auprès des fabricants.
✔️ Gardez une traçabilité de votre chaîne d’approvisionnement : Des documents complémentaires comme des contrats ou des bons de livraison peuvent être utiles.


Conséquences en Cas de Non-Conformité

Ne pas fournir des factures valides ou ne pas répondre aux demandes d’Amazon peut entraîner de graves conséquences :

Blocage de vos annonces produits, rendant vos articles invisibles sur la plateforme.
Suspension de votre compte vendeur, ce qui signifie l’arrêt total de votre activité sur Amazon.
Perte de confiance d’Amazon, ce qui peut compliquer vos futures ventes et limiter vos capacités à ajouter de nouveaux produits.


✅ Checklist : Avant de Soumettre une Facture à Amazon

Avant d’envoyer votre facture à Amazon, assurez-vous qu’elle respecte ces critères :

Émise par un fournisseur légitime (distributeur officiel ou fabricant).
Contient le nom, l’adresse et les contacts du fournisseur.
Mentionne votre entreprise avec les mêmes informations que votre compte Amazon.
Date inférieure à 12 mois.
Produits et quantités conformes aux ASIN vendus sur Amazon.

En cas de doute, prenez le temps de vérifier et, si nécessaire, demandez une correction à votre fournisseur avant d’envoyer votre facture à Amazon.


Conclusion

Amazon prend très au sérieux l’authenticité des produits vendus sur sa marketplace. En tant que vendeur, vous devez être prêt à prouver la légitimité de votre stock à tout moment. En suivant les bonnes pratiques décrites dans cet article, vous pourrez éviter les blocages et maintenir une activité saine et conforme sur Amazon.

🔹 Soyez proactif en conservant vos factures bien organisées.
🔹 Travaillez avec des fournisseurs fiables pour éviter tout soupçon de contrefaçon.
🔹 Vérifiez systématiquement la conformité de vos documents avant de les soumettre à Amazon.

En adoptant ces habitudes, vous réduirez considérablement le risque de voir votre compte suspendu et pourrez gérer votre activité en toute sérénité. 🚀


🔎 FAQ – Questions Fréquentes

1. Amazon peut-il rejeter une facture même si elle est authentique ?
Oui, si elle ne respecte pas les exigences d’Amazon (informations incomplètes, absence de numéro de contact du fournisseur, etc.).

2. Que faire si mon fournisseur refuse que son contact soit partagé avec Amazon ?
Si possible, obtenez une lettre d’autorisation ou une déclaration d’achat en complément.

3. Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
Il est recommandé de les garder au moins 24 mois, bien que la demande d’Amazon concerne généralement les 12 derniers mois.

4. Puis-je utiliser une facture d’un fournisseur basé hors de l’UE ?
Oui, mais le fournisseur doit être réel et vérifiable. Amazon pourrait refuser une facture d’un fournisseur jugé douteux.

5. Comment savoir si mon fournisseur est considéré comme fiable par Amazon ?
Privilégiez les distributeurs officiels, demandez des références et assurez-vous que les coordonnées fournies sont exactes.


En appliquant ces conseils, vous réduirez les risques liés aux contrôles d’Amazon et assurerez la pérennité de votre compte vendeur.

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